Een probleem dat vaak voorkomt bij ondernemingen is het correct registreren van contante verkopen waarvoor geen factuur wordt opgemaakt. Deze verkopen bijhouden kan verwarrend zijn. Het dagontvangstenboek is de oplossing. In dit artikel leggen we je alles uit.
Wat is een dagontvangstenboek?
Een dagontvangstenboek is een administratief document waarin je dagelijks alle contante verkopen noteert. Dit zijn verkopen waarvoor geen factuur is opgemaakt, en het omvat zowel cashbetalingen als betalingen met een bankkaart. Het belangrijkste doel van dit boek is om een overzicht te geven van alle ontvangen bedragen die niet op een andere manier geregistreerd zijn.
Waarom is een dagontvangstenboek belangrijk?
Een dagontvangstenboek correct bijhouden is essentieel voor je boekhouding. Het geeft inzicht in je dagelijkse omzet en zorgt dat je aan de fiscale verplichtingen voldoet. Als je geen geregistreerd kassasysteem (witte kassa) gebruikt en geen facturen opmaakt voor elke verkoop, dan ben je verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden.
Hoe vul je een dagontvangstenboek in?
Een dagontvangstenboek invullen vraagt om nauwkeurigheid en consistentie. Volg deze stappen:
- Dagelijkse registratie: Noteer elke dag alle contante verkopen. Dit moet gebeuren per datum, en het totaalbedrag inclusief btw moet worden vermeld.
- Btw-tarieven: Verdeel de bedragen per btw-tarief (0%, 6%, 12%, 21%). Dit is belangrijk voor een correcte btw-aangifte.
- Niet uitwisbare inkt: Zorg ervoor dat je alle gegevens onuitwisbaar noteert. Gebruik geen potlood of uitwisbare inkt.
- Genummerde pagina’s: Het dagontvangstenboek moet uit genummerde pagina’s bestaan om fraude te voorkomen.
- Verantwoordingsstukken: Bewaar alle verantwoordingsstukken zoals kastickets of verkoopbonnen. Deze moeten overeenkomen met de inschrijvingen in het dagontvangstenboek.
- Centralisatieboek: Als je meerdere vestigingen hebt, houd dan een centralisatieboek bij waarin de totalen van de verschillende dagontvangstenboeken worden samengevoegd.
Papier of digitaal?
Het dagontvangstenboek kan zowel op papier als digitaal worden bijgehouden. Elk heeft zijn voor- en nadelen.
Papieren dagontvangstenboek
Voordelen:
- Geen nood aan computers of software.
- Minder kans op technische problemen.
Nadelen:
- Moeilijker om fouten te corrigeren zonder zichtbaar te maken.
- Geen back-up bij verlies of schade door bijvoorbeeld een brand.
Digitaal dagontvangstenboek
Voordelen:
- Gebruiksvriendelijke software die automatische berekeningen maakt.
- Back-ups en minder kans op verlies van gegevens.
- Makkelijker om rapporten te genereren.
Nadelen:
- Vereist een computer en mogelijk gespecialiseerde software.
- Hogere kosten voor aanschaf en onderhoud van software.
Wat zijn de risico’s bij niet-correct bijhouden?
Het niet correct bijhouden van een dagontvangstenboek kan leiden tot aanzienlijke fiscale boetes, variërend van 250 tot 5.000 euro per overtreding. Deze boetes kunnen snel oplopen, vooral als de fout meerdere dagen aanhoudt. Daarom is het essentieel om de regels strikt na te leven.
Aanbevelingen
Heb je hulp nodig bij het bijhouden van dagontvangsten? Bij adminbuddy helpen we je graag. Wij kunnen je helpen bij het correct en efficiënt bijhouden van je administratie. Neem contact op via hello@adminbuddy.be of bel naar 03 535 12 35.
Veelgestelde vragen over dagontvangsten
Wat moet ik doen als ik een fout maak in het dagontvangstenboek?
Gebruik geen correctiemiddelen zoals Tipp-Ex. Noteer de correctie op een nieuwe lijn met de juiste gegevens en een korte toelichting.
Kan ik een digitaal dagontvangstenboek bijhouden in Excel?
Nee, een gewoon Excel-bestand is niet voldoende beveiligd. Gebruik gespecialiseerde software die voldoet aan de vormvereisten.
Moet ik een dagontvangstenboek bijhouden als ik een witte kassa gebruik?
Nee, als je een geregistreerd kassasysteem gebruikt, ben je vrijgesteld van het bijhouden van een dagontvangstenboek.
Wat gebeurt er als ik mijn dagontvangstenboek verlies?
Bij verlies van een papieren dagontvangstenboek moet je onmiddellijk de belastingdienst op de hoogte stellen. Voor digitale boeken is het essentieel om regelmatig back-ups te maken.
