Veel ondernemers hebben last van onbetaalde facturen. Dit komt vaak door een gebrek aan aandacht voor debiteurenbeheer. In dit artikel geven we een uitgebreide uitleg en enkele nuttige tips om je debiteurenbeheer te verbeteren.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die ervoor zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen. Het begint al vóór je een overeenkomst aangaat met de klant en eindigt wanneer de factuur volledig betaald is. Dit proces is essentieel voor de financiële gezondheid van jouw bedrijf en omvat meerdere stappen:

  • Kredietwaardigheid van klanten beoordelen: Voordat je een overeenkomst aangaat, is het belangrijk om te weten of je klant financieel stabiel is en in staat zal zijn om te betalen.
  • Duidelijke betalingsvoorwaarden opstellen: Zorg dat je klant weet wanneer en hoe te betalen.
  • Facturen versturen: Dit moet tijdig en correct gebeuren om vertragingen te voorkomen.
  • Betalingen opvolgen: Blijf op de hoogte van openstaande facturen en stuur tijdige herinneringen.
  • Aanmaningen versturen: Als een klant niet betaalt, is het aangewezen om vanaf het begin streng te zijn en aanmaningen te sturen.
  • Externe hulp inschakelen: In uiterste gevallen kan het nodig zijn een incassobureau, een advocaat of een gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Je kan hiervoor ook één van onze freelance administratieve medewerkers inschakelen.

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?

Goed debiteurenbeheer is cruciaal voor de cashflow van je bedrijf. Onbetaalde facturen kunnen leiden tot ernstige liquiditeitsproblemen, waardoor je potentieel zelf je rekeningen niet kunt betalen op termijn. Slecht debiteurenbeheer kan zelfs resulteren in een faillissement. Hier zijn enkele redenen waarom het zo belangrijk is:

  • Verbeterde cashflow: Door een strak debiteurenbeheer te voeren, zorg je ervoor dat betalingen op tijd binnenkomen, wat essentieel is voor het betalen van je eigen leveranciers en werknemers.
  • Verminderd debiteurenrisico: Door de kredietwaardigheid van klanten te controleren en duidelijke betalingsvoorwaarden te stellen, verklein je het risico dat klanten niet betalen.
  • Behouden van klantrelaties: Door tijdig en beleefd betalingsherinneringen te sturen, houd je de communicatie open en voorkom je dat de relatie met de klant verslechtert.
  • Voorkomen van problemen: Als onbetaalde facturen zich opstapelen, kan dit leiden tot ernstige financiële problemen en uiteindelijk zelfs tot faillissement.

5 Tips voor beter debiteurenbeheer

Tip 1: Verstuur je facturen direct

Stuur je facturen meteen na levering van goederen of diensten. Hoe eerder de factuur verstuurd wordt, hoe eerder de betaling binnen kan komen. Zorg dat de factuur duidelijk en volledig is met een duidelijke betalingstermijn. Vermeld ook eventuele late betalingskosten om klanten te motiveren op tijd te betalen.

Tip 2: Stel duidelijke betalingsvoorwaarden

Maak vooraf duidelijke afspraken met je klanten over de betalingstermijn en eventuele boetes bij een laattijdige betaling. Zorg dat deze voorwaarden in je algemene voorwaarden en op je facturen vermeld staan. Zo voorkom je misverstanden en heb je een basis om actie te ondernemen als de klant niet betaalt.

Tip 3: Volg openstaande facturen op

Houd een strak schema aan voor het opvolgen van openstaande facturen. Stuur tijdig betalingsherinneringen en neem contact op met de klant als de betalingstermijn is verstreken. Gebruik een geautomatiseerd systeem om je te helpen bij het bijhouden van betalingen en herinneringen.

Tip 4: Wees consequent en streng

Wees consequent in het opvolgen van betalingen. Laat klanten weten dat je serieus bent over het tijdig ontvangen van betalingen. Dit kan door middel van herinneringen en het sturen van aanmaningen. Stel een beleid op waarin staat wanneer je een klant herinnert, aanmaant en uiteindelijk naar een incassobureau doorverwijst.

Tip 5: Overweeg uitbesteding

Als je zelf niet voldoende tijd of kennis hebt om je debiteurenbeheer goed uit te voeren, overweeg dan om dit uit te besteden aan een freelance administratie specialist zoals Adminbuddy. Wij kunnen je helpen om debiteurenbeheer effectief te organiseren en onbetaalde facturen te minimaliseren.

Adminbuddy biedt ondersteuning bij debiteurenbeheer. Voor meer informatie kun je contact opnemen via telefoonnummer 03 535 12 35 of e-mailadres hello@adminbuddy.be.

Extra tip: gebruik kredietverzekeringen

Een aanvullende maatregel om je te beschermen tegen onbetaalde facturen is het gebruik van kredietverzekeringen. Dit zorgt ervoor dat je gedekt bent tegen het risico dat een klant niet betaalt. Het kan ook een positieve invloed hebben op je kredietwaardigheid bij banken omdat het je risicoprofiel verlaagt.

Wat te doen bij langdurig openstaande facturen?

Langdurig onbetaalde facturen kunnen elke onderneming in grote problemen brengen. Blijf je klant regelmatig herinneren aan de openstaande betaling. Neem vaak contact op om dit op te volgen. Stuur na verloop van tijd een formele ingebrekestelling en schakel externe hulp in wanneer al deze stappen niets opbrengen. Onze freelance administratieve ondersteuning heeft al veel ervaring met debiteurenbeheer en kan hierin bijstaan.

Veelgemaakte fouten in debiteurenadministratie

Ondanks de beste bedoelingen maken veel bedrijven fouten in hun debiteurenbeheer. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten en hoe je ze kunt vermijden:

  • Geen duidelijke voorwaarden: Zorg dat je altijd duidelijke betalingsvoorwaarden hebt en dat deze bekend zijn bij je klanten.
  • Te lang wachten met herinneringen: Wacht niet te lang met het versturen van betalingsherinneringen. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om betaald te krijgen.
  • Geen persoonlijk contact: Persoonlijk contact kan vaak meer effect hebben dan e-mails. Bel je klant om betalingsproblemen te bespreken.
  • Geen gebruik van technologie: Gebruik software voor debiteurenbeheer om het proces te automatiseren en efficiënter te maken.

Veelgestelde vragen over debiteurenbeheer

Wat is het verschil tussen een debiteur en een crediteur?

Een debiteur is een klant die nog moet betalen voor geleverde goederen of diensten. Een crediteur is een leverancier aan wie je nog geld verschuldigd bent.

Wanneer moet ik een incassobureau inschakelen?

Je kunt een incassobureau inschakelen wanneer je klant ondanks meerdere herinneringen en aanmaningen nog steeds niet betaalt. Dit is vaak een laatste redmiddel om toch je geld te krijgen.

Hoe vaak moet ik mijn debiteurenbeheer controleren?

Het is verstandig om wekelijks je debiteurenbeheer te controleren. Zo blijf je op de hoogte van openstaande facturen en kun je tijdig actie ondernemen.

Wat moet ik doen als een klant failliet gaat?

Als een klant failliet gaat, moet je je vordering indienen bij de curator. Vaak krijg je niet het volledige bedrag terug, maar een deel van de openstaande vordering.

Hoe kan ik mijn debiteurenbeheer automatiseren?

Er zijn verschillende softwarepakketten beschikbaar die je kunnen helpen bij het automatiseren van je debiteurenbeheer. Deze software kan je helpen bij het versturen van facturen, het opvolgen van betalingen en het sturen van herinneringen en aanmaningen. Natuurlijk kun je ook debiteurenbeheer uitbesteden om het proces gemakkelijke te maken.